Na Espanha a autenticação de um documento se assemelha ao realizado no Brasil, ou seja, se faz em um cartório, chamado “notaria”. Se apresenta o documento original e se solicita uma “cópia compulsada” que nada mais é que uma cópia autenticada. Outra opção, bem mais simples, é solicitar a autenticação do documento perante o Consulado do Brasil. Porém é importante saber a finalidade do documento, já que se for para ser usado na Espanha é recomendável fazê-lo diretamente em um notário para evitar custos com tradução. Se for para ser apresentado no Brasil se recomenda fazer no Consulado brasileiro evitando assim gastos com legalização e tradução. Importante informar-se sobre cada documento uma vez que o trâmite pode variar em função do destino a ser dado ao mesmo.
Em relação a legalização vai depender do tipo de documento. No caso de certidões do registro civil (nascimento,casamento, óbito, etc) pode ser feito o apostilamento em um Tribunal de Justiça das diversas Comunidades Autônomas ou bem em uma Delegação do Ministério da Justiça. Já as sentenças judiciais espanholas para serem válidas no Brasil devem ser apostiladas em um Tribunal de Justiça na Espanha.
Em relação a documentos emitidos pelos cartórios (notarías) estes devem ser legalizados nos Colégios de Notários. Outros documentos, como por exemplo, extratos bancários, certificado de empadronamento, contratos particulares, etc. devem primeiro passar por uma notaria, que irá reconhecer a autenticidade da assinatura nele aposta, e posteriormente apostilados no Colégio de Notários.
O apostilamento no Tribunal de Justiça ou perante uma delegação do Ministério da Justiça é gratuito e normalmente exige agendamento prévio. No Colégio de Notários custa em média 20€ e não se necessita agendar previamente.
Em relação aos documentos acadêmicos, cada tipo de certificado segue um processo de legalização diferente. Os documentos oficiais de ensino superior, válidos em toda a Espanha, devem ser legalizados pelo Ministério da Educação. Os títulos não universitários, expedidos pelas instituições de ensino das comunidades autônomas, devem passar pelo Ministério da Educação da comunidade autónoma. Os títulos e documentos de ensino de caráter não oficial, expedidos por instituições privadas, devem passar primeiro por uma cartório e depois pelo Colégio de Notários.
Como se pode ver o processo de legalização de documentos na Espanha é um pouco mais complexo que no Brasil, onde a legalização é feita nos cartórios, exceto para o caso de documentos a serem apresentados em países não signatários da convenção de Haia. Na Espanha o trâmite a ser feito e o organismo encarregado varia segundo o tipo de documento e a sua finalidade, além de estar frequentemente modificando, seja em relação a competência ou adaptação e informatização do sistema. Como a maioria dos documentos possuem um prazo de validade relativamente curto ou uma certa urgência para a sua apresentação, recomenda-se contar sempre com a assessoria de um profissional experiente no assunto.
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